Сохранение документального наследия общества, государственных учреждений, организаций и ученых в сфере науки и техники является одной из приоритетных задач архивной отрасли всех уровней организации и форм собственности согласно федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» ¹. Реализация данной задачи обусловлена информационной и культурной ценностью архивных документов, способствующих развитию исторической науки, просвещению общества, правовой целостности государства и использованию в различных видах хозяйственной деятельности.

В связи с этим перед отечественными архивистами возникают вопросы, связанные с подходами к комплектованию, учету, хранению и использованию документов в архивах, затрагивающих такие проблемные области, как законодательство, стандартизация, система экспертной оценки, справочный аппарат и учет, работа с источниками комплектования и разграничение собственности на документы, популяризация архивных знаний через телекоммуникационную сеть Интернет, передача и хранение электронных документов.

Необходимо отметить, что перечисленные выше вопросы не являются новыми в теории и практике отечественного архивного дела и имеют глубокую историю и комплекс решений как в дореволюционный период, так и в советское и постсоветское время: принятие в 1836 г. в Военном министерстве правил «О порядке разбора и уничтожения решенных дел», способствовавших формированию системы экспертизы ценности документов; утверждение 1 июня 1918 г. декрета «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» и совокупность нормативных и методических документов, принятых до 1990-х гг. и сформировавших структуру и порядок управления архивным делом; организация научных дискуссий по проблемам комплектования и экспертизы ценности, проводившихся в 1950–1970-е гг. среди советских историков-архивистов ²; хранение машиночитаемых (электронных) документов, утвердившихся в советской архивной практике в Положении о Государственном архивном фонде СССР ³; продолжающиеся дискуссии отечественных архивистов и документоведов постсоветского периода 1990–2000-х гг. по проблемам доступа и использования архивных документов, совершенствования архивной законодательной базы и хранения электронных документов, формирования общедоступного архивно-информационного пространства в Интернете ⁴.

Представленная историческая ретроспектива является примером того, как менялись и усложнялись методы работы с архивными документами и насколько актуальным является переосмысление накопленного опыта сегодня. Демократизация архивного дела, появление новых форм собственности открыли не только новые возможности в реализации основных направлений работы архивов, но и проблемы их правового и технологического обеспечения.

В связи с этим 20 марта 2019 г. по инициативе руководства Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) был организован круглый стол на тему «Сохранение и популяризация документального наследия по истории науки и техники в современной России: проблемы и перспективы». В мероприятии приняли участие представители РГАНТД, Федерального архивного агентства, Министерства науки и высшего образования, Архива РАН, Центрального государственного архива Москвы, Института истории естествознания и техники им. С. И. Вавилова РАН, отраслевого архива по космической деятельности ГК «Роскосмос», факультета документоведения и технотронных архивов РГГУ. Главная цель проведения круглого стола заключалась в организации рабочего взаимодействия, обмене опытом и обсуждении проблемных точек в сфере комплектования, хранения и использования архивных документов по истории науки и техники на современном этапе. Участники заседания делились своими мнениями и предложениями и искали пути разрешения препятствий, возникающих в работе архивов.

Открывая заседание круглого стола, директор РГАНТД М. А. Власова отметила, что взаимодействие организаций независимо от ведомственной принадлежности принесет больше результатов, чем усилия каждого в отдельности. Накопившиеся проблемы в сфере архивной отрасли определяются прежде всего объективными историческими условиями, и для их решения необходимо определить наиболее проблемные сферы деятельности архивов. Комплектование является первой и основной функцией архива, с которой начинается обработка и движение документов в сторону архивной полки. Заместитель директора РГАНТД по архивному делу П. А. Кюнг определил следующие проблемные области комплектования: неразвитость нормативно-методической базы, влияющей на правовую, техническую и организационную работу с источниками пополнения архивов; массовая реструктуризация и приватизация организаций, предприятий, препятствующие передаче документов в архивы и приводящие к их физической утрате. В результате смены политической системы в 1990-х гг. и административной реформы 2004 г. изменилась ведомственная структура, возникли новые формы собственности, коснувшиеся и документов. На сегодняшний день полномочия по нормативному регулированию архивной отрасли в стране сосредоточены в Федеральном архивном агентстве (Росархив) ⁵.

Начальник управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования Росархива А. Р. Ефименко заметил, что архивное законодательство находится в процессе развития и только сейчас, в новых условиях, работа по исправлению противоречий и заполнению лакун в правовых нормах вышла на другой качественный уровень. Но сделать в этой области предстоит еще очень много.

Современная практика показывает, что комплектование архивов не может осуществляться полноценно без следующих важных нормативных компонентов: четко очерченной компетенции и надзора органов в сфере архивного дела (помимо контроля над исполнением правительственных поручений и оказания услуг); обязательности следования архивистами и делопроизводителями требованиям методических правил в работе с документами всех видов и по рассекречиванию документов с истекшими сроками действия грифов; применению уголовной и административной ответственности за нарушение норм закона. К сожалению, часть этих элементов либо отсутствует в действующем архивном законодательстве, либо не имеет конкретного обоснования, либо разбросана по другим отраслям права.

Как отметил Кюнг, массовая приватизация предприятий, восприятие документированной информации как объекта товарных отношений, ликвидация предприятий также создает препятствия при передаче на хранение документов, относящихся к государственной собственности.

Паспортизация архивов организаций – источников комплектования РГАНТД, проходившая в 2018–2019 гг., а также работа отдела комплектования архива с организациями и предприятиями оборонной и гражданской промышленности выявили характерные недостатки существующего архивного законодательства. Они проявляются в невозможности проведения контрольно-проверочных мероприятий по состоянию архивов организаций на предмет соответствия правовым нормам (данная функция имела место в советских нормативных документах, регулировавших деятельность Главного архивного управления при Совете Министров СССР ⁶); в неправомерности продления сроков ведомственного хранения документов или их уничтожения без уведомления архивов; в игнорировании официальных запросов, исходящих от архивных специалистов; в частой бессистемности методического обеспечения, которое имеет в организациях специфическую практику применения ⁷; в распылении в ходе реорганизации (ликвидации) организаций-фондообразователей сложившегося документального массива между родственными предприятиями или организациями иной отраслевой направленности, что приводит к утрате первоначальных структурно-органических связей архивных фондов (нарушение принципа недробимости фонда).

Схожая ситуация имеет место в Центральном государственном архиве города Москвы (Главархив Москвы). В частности, по мнению начальника отдела хранения научно-технической документации этого архива Т. А. Григорьевой, основной проблемой комплектования документами Архивного фонда РФ, хранящимися в негосударственных организациях, является отсутствие законодательного регулирования разграничения собственности на документы. Главархив Москвы периодически обращается с официальными запросами к организациям-источникам комплектования, хранящим научно-техническую документацию (НТД) сверх установленного срока, с целью ее упорядочивания и передачи в архив для обеспечения сохранности и использования. И нередко не получает ответов. Основная проблема в комплектовании НТД – это своевременное проведение экспертизы ее ценности и упорядочивания. Ее решение зависит и от материальных, кадровых и организационных возможностей организаций.

Решение комплекса проблем, по мнениям участников круглого стола, может лежать в консолидации научно-отраслевых и общественных организаций по дальнейшему совершенствованию архивного законодательства. Для этого требуется вынесение обозначенных проблем в профессиональное поле, вокруг которого возможна дискуссия и выявление перспектив необходимых преобразований.

Вопросы комплектования имеют значение не только для федеральных архивов и архивов субъектов федерации, но и для хранилищ Российской академии наук. Специалисты из Московского архива РАН (АРАН) осуществляют прием документов по двум основным направлениям: комплектование личных фондов ученых и фондов учреждений системы РАН. По мнению руководителя Центра комплектования АРАН Е. В. Косыревой, на сегодняшний день приходится сталкиваться со следующими трудностями: нормативными ограничениями на передачу документов от организаций, противоречиями с нормами авторского права, отсутствием положений, регламентирующих порядок передачи документов личного происхождения деятелей науки и техники в АРАН. В настоящее время архив курирует 147 академических институтов, из которых 46 имеют действующие архивы. Как заметила ученый секретарь АРАН Н. М. Осипова, в вопросах комплектования и использования личных фондов выдающихся ученых главенствует личностный фактор, так как изначально право на передачу документов сохраняется за их автором и родственниками. В результате часть документов передается в музеи, библиотеки или отраслевые организации. В то же время, по замечанию Ефименко, хранение, учет и использование архивных документов в музеях и библиотеках также часто вступает в противоречия с федеральном законом «Об архивном деле».

Продолжая тему, декан факультета документоведения и технотронных архивов РГГУ Г. Н. Ланской обратил внимание на то, что система учета архивных документов в музейных фондах весьма противоречива и не отражает их научной специфики. В конечном итоге это приводит к снижению информационного и культурного потенциала от их дальнейшего использования. Обязать фондообразователей сдавать документы на государственное хранение не представляется возможным ввиду отсутствия соответствующих правовых норм. В связи с этим основным инструментом остается «побуждение и мотивация к передаче документов личного происхождения» ученых со стороны сотрудников АРАН.

Работа с источниками комплектования АРАН имеет как свою специфику, так и сложности, характерные для всей отечественной архивной отрасли. В настоящее время ведется работа над внесением изменений в законодательную базу по вопросам комплектования и хранения архивных документов членов РАН. Кроме того, актуальной проблемой на протяжении последних 40 лет остается отбор, учет и хранение документов на машинных носителях, так как до сих пор не существует специальных правил и требований по работе с данными материалами.

Вопросы учета, обеспечения сохранности и рассекречивания архивных документов также были затронуты в выступлении начальника отраслевого архива по ракетно-космической деятельности ГК «Роскосмос» О. А. Первова. Выступающий отметил, что на хранении в архиве находится 93 % закрытой документации, рассекречивание которой требует более четкой правовой основы и тщательной экспертизы. В связи с этим он поднял проблему нормативно-методического обеспечения обработки документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Первов выразил надежду, что регулятивные положения в будущем будут переработаны с учетом как интересов разработчиков документации, так и органов, отвечающих за промышленную, экономическую и национальную безопасность страны. Выступающий подчеркнул, что невозможно сразу рассекретить большой массив документов для передачи на хранение в архивы и обеспечения доступа исследователям.

Проблема комплектования взаимосвязана с основными функциями архивов. К ним относится учет и использование материалов, которые впоследствии вводятся в научный оборот при подготовке исследовательских работ. К этой теме обратился заместитель директора ИИЕТ РАН Р. А. Фандо. Он отметил, что выявление, обработка, хранение и подготовка документов к использованию является сложной и кропотливой работой, требующей профессиональных навыков и знаний тематики. Однако ряд организаций не имеет профильных специалистов, способных содержать архивы в приемлемом состоянии. Данное утверждение в очередной раз ставит вопрос о кадровом обеспечении и профессиональной подготовке архивистов, так как от наличия соответствующей квалификации зависит передача документов на хранение в государственные архивы, что является необходимым условием обеспечения их сохранности. В то же время помимо кадрового вопроса имеет место проблема материально-технического оснащения архивов. Вынесение этих проблем в поле законодательного регулирования позволит избежать случаев непрофессионального отношения к работе с документами и риска физической утраты носителей, тем самым способствуя формированию целостной источниковой базы для эффективного выполнения информационных запросов исследователей.

Ланской также поставил вопрос о стандартизации архивного описания для формирования системы удаленного доступа к документной информации по модели «фонд – опись – дело». Такой подход, по его мнению, обеспечит адаптивность электронно-поисковой системы, направленной на всестороннее и ясное отражение содержания архивных документов, сохранение внутренней преемственности и ясности описания. Не менее актуальным в контексте данной темы является описание электронных документов в рамках направления «археографии документов электронной среды». В этом смысле опыт РГАНТД по организации виртуальных выставок научно-технической документации может послужить хорошим примером в дальнейших дискуссиях.

Востребованность информации обществом играет существенную роль в формировании Архивного фонда РФ. На сегодняшний день обсуждается вопрос о сроках хранения документов и требований по формированию архивных фондов, в результате которых напрашивается вывод о целесообразности следования принципу «сохранить максимально все». Здесь неизбежно возникает конфликт теоретико-методологического характера, вслед за которым должен быть поставлен вопрос о том, что нужно сохранить с точки зрения исторической науки. Единственным механизмом в данном случае является деятельность экспертных комиссий в самих организациях и в государственных архивах. Примечательно мнение заведующего отделом историографии и источниковедения ИИЕТ РАН С. С. Илизарова, предложившего привлекать к экспертизе ценности не только архивных специалистов, но и историков науки и техники в целях качественной профессиональной оценки и более углубленного анализа исторической документации. Таким образом, совместная деятельность ученых и специалистов научно-производственного профиля поможет не только выявить наиболее ценные документы еще до передачи на хранение, но и отсечь материалы, не представляющие значимости и практической пользы для государства и общества.

Не менее серьезной проблемой является постоянное изменение и усложнение форматов носителей информации, технологий документирования, развивающихся сообразно экспоненциальному росту документов. В различных странах проблема хранения электронных документов имеет долгую историю. Ее решение остается, по мнению Ефименко, чрезвычайно сложной задачей как у нас в стране, так и за рубежом. В последние годы Росархив занимается разработкой методических документов, пересматривающих видовой состав материалов, образующихся в деятельности учреждений и организаций, сроки их временного хранения, порядок документооборота. Планируется утверждение нормативно-правовых актов, регулирующих полномочия Росархива в сфере архивного дела, нового типового перечня управленческих документов ⁸.

Еще один вопрос для обсуждения – популяризация архивных знаний. Развитие коммуникативных технологий открыло новые возможности использования архивных документов для удовлетворения информационных потребностей общества. На сегодняшний день архивы располагают инструментами, позволяющими предоставлять сведения о составе хранящихся фондов, сопровождая их исторической справкой о фондообразователях, профилях документации и визуализировать тексты для публичного ознакомления в электронном виде. Активно публикуются сборники документов, приуроченные к юбилейным датам и доступные как в традиционном, так и в электронном формате. Ярким примером этой деятельности является недавно запущенный интернет-проект «Крым в истории России» – виртуальная выставка более 1000 оцифрованных документов по истории региона. В его создании приняли участие многие федеральные архивы, включая РГАНТД.

Директор РГАНТД М. А. Власова обратила внимание на то, что популяризация архивного наследия способствует всеобщему просвещению, широкому распространению научно-технических знаний, влияющих на исследовательскую и хозяйственную деятельность в России. Формирование доступной источниковой базы исторической науки может стать перспективным направлением для совместной деятельности научных организаций и через привлечение молодых специалистов к крупным информационным проектам. Доступные площадки для реализации этой деятельности имеют социальные сети – «Вконтакте», «Фейсбук», «Твиттер», «Одноклассники» и др. Архивы имеют уникальную возможность расширить каналы своего присутствия за пределами интернет-сайтов и раскрыть потенциал архивных богатств широкому пользователю посредством социальных сетей и не только. Данное направление остро нуждается в нормативно-методической поддержке, технологически опытных и квалифицированных пользователях, способных взаимодействовать с читателями.

Как верно заметил Фандо, многие интернет-проекты, в частности тематические блоги по истории прошлого, имеют популярность среди рядовых пользователей. Они повышают общую культурную грамотность общества и популяризируют современные достижения науки и техники. Примером такой деятельности является профильное сообщество в социальной сети «ВКонтакте» и видеоканал Государственной публичной исторической библиотеки (Центр социально-политической истории) на хостинг-сервисе <em>Youtube</em>. На обоих ресурсах публикуются видеотрансляции публичных мероприятий, посвященных юбилеям исторических событий, документы об общественно-политических и научных деятелях России, редкие книжные экземпляры из библиотечных фондов.

Начиная с 2018 г. в социальной сети «ВКонтакте» функционирует публичная группа Росархива, где размещаются различные материалы: новости отрасли, архивные документы, виртуальные выставки, сведения о международном сотрудничестве. Группа имеет более одной тысячи подписчиков. В перспективе такие площадки могут служить не только для размещения информационных сообщений, но и организации взаимодействия с постоянными читателями по принципу обратной связи, формируя поле открытого общественного диалога.

Завершая ретроспективный обзор мнений участников круглого стола по основным проблемам сохранения и популяризации архивного научно-технического наследия России, еще раз подчеркнем важность совместного взаимодействия и диалога научно-просветительских центров, отраслевых организаций и профильных ведомств. Без ясного формулирования целей, единого механизма решений и общей заинтересованности невозможно привести архивную отрасль к необходимым преобразованиям. Каждая из обсужденных на заседании проблем обладает собственной спецификой и подходами. Комплектование архивных документов представляет собой комплекс технологических и правовых методов в работе с источниками пополнения, нуждающийся в нормативно-регулятивном обеспечении. Оно должно охватывать все основные процессы работы с документами с момента их создания до передачи на хранение, исключая риски физической утраты информации, распыление архивных фондов, с соблюдением норм, разграничивающих права собственности на документы.

В свою очередь, обработка документов согласно методическим правилам, определение их исторической ценности, унификация архивного описания, разработка теоретико-методологического инструментария способствует формированию научно-обоснованной источниковой базы. Использование ретроспективной информации позволяет ввести в научный оборот новые сведения по исследовательским проблемам. Поэтому основная роль архива заключается в разработке адаптивной справочно-поисковой системы, являющейся комплексом инструментов описания, визуализации документированной информации, помогающих исследователю в собирании необходимого материала.

Популяризация архивного наследия является важным процессом объединения общества, сохранения целостности национальной памяти. Применение информационных технологий, в частности использование социальных сетей, разработка совместных интернет-проектов тематической направленности, поможет сблизить архивы с обществом, сформировать доверительные взаимовыгодные информационные отношения.